Архив и документы

Архив растёт и не уменьшается

Бухгалтерия, кадры, договоры, первичка — всё это копится годами и по закону должно храниться установленные сроки. В небольшой организации архив занимает шкаф, потом два, потом угол кабинета, за который платится офисная аренда.

Бокс 18,8 м² при высоте два метра вмещает архив, которого хватит на много лет вперёд, и стоит это 130 рублей в месяц.

В чём хранить

Картонные коробки для длительного хранения — плохой выбор. Они тянут влагу, теряют прочность и разваливаются при переноске. Правильно — пластиковые ящики с крышкой: они держат форму, не боятся влаги и штабелируются.

Нижний ряд обязательно на поддонах, не на бетонном полу. Ящики не ставят вплотную к стене, чтобы проходил воздух.

Как маркировать

Каждый ящик подписывается с торца и сверху: подразделение, тип документов, период, номер. Отдельно ведётся общий реестр — таблица, в которой видно, что в каком ящике. Без реестра архив превращается в склад бумаги, из которого ничего не достать за разумное время.

Документы с персональными данными и бухгалтерию имеет смысл дополнительно опечатать, зафиксировав, кто и когда вскрывал.

Условия и честное предупреждение

Бокс неотапливаемый, влажность идёт за уличной. Бумага в закрытых пластиковых ящиках на поддонах хранится нормально, но это не архивохранилище с климат-контролем. Для уникальных, ветхих или особо ценных документов нужны другие условия — говорю прямо.

И главное: имущество на ответственное хранение не принимается, опись арендодателем не ведётся. Ответственность за сохранность и за соблюдение сроков хранения остаётся на вас.

Доступ

Замок ваш, ключ только у вас, дубликата у арендодателя нет. Доступ круглосуточный — если документы понадобились срочно, не придётся ждать рабочего дня. Договор с организациями и ИП — на странице для бизнеса.